Mi día también tiene 24 horas, tips para robarle minutos al tuyo

Muchísima gente me pregunta con frecuencia que cómo me organizo para hacer todo lo que hago. Lo cierto es que no tengo ni la más remota idea, pero la pregunta se ha vuelto tan frecuente y tan recurrente en los últimos meses, que me ha hecho reflexionar sobre el asunto. No tengo un sistema concreto de productividad. Es cierto que soy muy ordenada, casi hasta la obsesión, pero mi día, como el tuyo, también tiene 24 horas. Y confieso que trabajo un mínimo 6 horas y un máximo de 8 al día (trabajo de lunes a viernes por la mañana, un día a la semana por la tarde y uno a la semana por la noche).

Decir que no a muchas cosas ayuda, pero para eso tienes que estar muy enfocada y ése es un trabajo previo que poco tiene que ver con la manera en la que te organizas. Si es cierto que tengo pequeños trucos, hábitos que resulta que otras personas no practican (de esto me he dado cuenta al reflexionar sobre el tema).  Te comparto algunos de ellos, por si pueden resultarte útiles:

Vacío el bolso en el mismo sitio siempre que llego a casa. Esto implica que nunca pierdo un sólo minuto en buscar las llaves o el monedero o cualquier otra cosa de las que diariamente suelo llevar encima. Vacío el bolso, guardo el bolso y al día siguiente tan sólo tengo que meter todo mi cargamento de nuevo en el bolso que vaya a utilizar. Esto puede suponer un ahorro de 10 minutos al día (o más) buscando las llaves u otras cosas que necesites. 10 minutos al día son más de una hora a la semana. Una hora para dedicar a otras cosas. Suelo aplicar esta norma a todas las actividades cotidianas de mi vida. Si son rutinarias, no pierdas energía en ellas y automatízalas al máximo.

Hago ejercicio al mismo tiempo que otras actividades. Vivía frustrada porque nunca conseguía reservarme un cierto tiempo a la semana de manera sistemática para hacer cualquier actividad física, así que intento compaginar el ejercicio físico con otras actividades rutinarias de mi vida. Por ejemplo, voy caminando a paso bastante ligero a todos los sitios.  Esto supone casi una hora de caminata cada día. Suficiente para mí.

Evito las reuniones físicas. Si no queda más remedio, me veo en persona con la gente, pero trato de que al menos los primeros encuentros sean a través de Skype o Google Hangout. Esto, que comenzó siendo una necesidad resultado de trabajar con seis países y seis zonas horarias diferentes, se ha convertido en un hábito que me ahorra desplazamientos y libera mucho mi agenda. Y el resultado es exactamente el mismo.

Gestiono el email en modo “alta velocidad” y tan sólo dos  veces al día. Esto es, si el mail es urgente o puede ser contestado de forma rápida y en un par de líneas, lo respondo en el momento en el que me topo con él. Si lleva una tarea añadida, lo re-convierto a una cita en mi agenda o va a la lista “Main” de tareas y si exige una respuesta más elaborada o no es urgente, lo muevo a la carpeta “Reply”. Tengo un momento a la semana reservado para gestionar la carpeta “Reply”. Esto mantiene mi inbox más o menos limpia, lo que, personalmente, me libera de mucha ansiedad.

Cuando estoy delante del portátil, estoy en modo activo. Necesito la información para vivir. Esto es un hecho. Pero cuando estoy delante de mi equipo, no suelo consumirla. Las actividades más pasivas como leer libros, blogs o seguir lo que se cuece en mis distintas redes sociales, las dejo para la noche o para lo que llamo “momentos de espera” (esperas cuando mi hija está en alguna actividad extraescolar, esperas antes de reuniones, la fila del súper, vuelos, viajes en tren o en coche como copiloto…).  En el caso de los vuelos en los que no tengas conexión a internet, resulta muy útil guardar las páginas sin conexión (yo utilizo Google Currents y lo que hago es sincronizar todos mi feeds previamente). Para los vídeos, la app de TED es genial y tiene un modo offline fantástico. Lo que hago con  otro tipo de documentos extensos que me han llegado por otras vías (informes, estudios, etc.) es transformarlos a PDF y enviármelos al Kindle (los puedo leer desde el propio kindle o desde el tablet con la app de Kindle para Android).

Delego todo lo que puedo. Hay un millón de tareas (profesionales y personales) en las que no aporto nada de valor. Es mejor que las hagan otros. Descubrí hace mucho que las hacen mil veces mejor que yo, así que no hay excusa para seguir cragándome con algunas tareas.

Supongo que tengo muchos otros hábitos de los que no soy consciente pero que indirectamente me permiten estrujar los minutos de cada día. Pensaré más sobre ello para seguir compartiendo. ¿Tienes tú alguno que te dé superdoderes en la organización de tu tiempo? Te animo a compartirlos en los comentarios de este post, ¡me encantaría conocerlos y aprender de ello!

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